Colombia caps the value of its new passport contract
Colombia projected up to $240.352.000.000 for passports and travel documents, with a maximum of $240.352.447.851, payments only against accepted delivery and…
Passport contract sets a ceiling and pay per delivery
Draft contract 959-2026 sets a ceiling of $240.352.447.851 including tax, fixed unit prices with no adjustment and payments subject to delivery, acceptance…
--- The context ---
Passport issuance cannot pause for people who need to travel, and in Colombia that service is governed by a contract with a ceiling. The Revolving Fund of the Ministry of Foreign Affairs projected up to $240.352.000.000 to secure the production, personalization and delivery of passports and travel documents for up to 15 months, under draft contract 959-2026.
--- The facts ---
The draft sets 17 December 2027 as the maximum execution date and foresees between 160.000 and 170.000 booklets per month. The process was placed with the Temporary Union Travel Documents 2027, made up of Thomas Greg & Sons de Colombia S. A., Thomas Greg & Sons Limited, based in Guernsey, and Thales Colombia S. A. The Colombian company holds 68%, the Guernsey company represents 3,1% and Thales Colombia S. A. holds the remaining 28,9%.
The maximum amount reaches $240.352.447.851, including value added tax, duties, rates, contributions and other applicable costs, while the unit price annex calculates $239.285.399.375, also including tax. Ordinary electronic passports account for the largest share, estimated at $145.357.516.350 for 2.142.810 units, while personalization, custody, preparation and distribution tasks carry a projection of $91.753.825.116. Unit prices are fixed, with no adjustment formula, and remain at levels from earlier periods, with no increases or charges during the term.
--- The positions ---
The documents state that the final value will depend on the goods delivered and the services the Revolving Fund receives to its satisfaction. The entity does not commit to executing the ceiling and does not guarantee minimum quantities, so the amount operates as an economic limit rather than an assured sum for the contractor. Booklets are paid after delivery, acceptance and entry into inventory, personalization is paid monthly once certified, and visa labels per unit delivered, within 30 calendar days of the accepted invoice.
--- What remains unknown ---
What remains unknown is the scale of execution, because no minimum is guaranteed and every payment requires certified delivery. The Foreign Ministry, led by Omar Bula, based the direct contracting on Resolution 12973 of 17 September 2026, which declared manifest urgency following the provisional suspension ordered by the Administrative Tribunal of Cundinamarca. The agreement allows early termination if a new provider begins operating or if the judicial conditions change.
--- Unanswered questions ---
How many of the planned 2.142.810 units will ultimately be delivered and accepted? What share of the $240.352.447.851 ceiling will actually be executed during the term? When will the provider selected in a new process begin operating, and what will happen to this agreement at that point? Will the judicial conditions that motivated direct contracting change before the maximum date set in the draft?
--- EPM analysis ---
The scope covers ordinary, executive, diplomatic, official, border, emergency and exempt electronic passports, as well as travel documents, booklets for land crew members and visa labels with a machine-readable zone, plus printing, storage and delivery of those labels. Budget predictability rests on supervision certifying each delivery before disbursement is authorized.
📌 EPM Take: In EPM's view, the decisive feature is that its ceiling is not a guaranteed payment, because money flows only against booklets delivered, accepted and entered into inventory and against services certified by supervision, with fixed unit prices and no minimum assured to the contractor, a structure that keeps the service running while making execution, rather than the headline figure, the proper measure by which the public should judge its results over time and by the continuity the service provides to every applicant planning a journey abroad.
--- The context ---
Keeping passport issuance running requires clear rules, and draft contract 959-2026 sets them. The Revolving Fund of the Ministry of Foreign Affairs projected up to $240.352.000.000 for the production, personalization and delivery of passports and travel documents over up to 15 months, with 17 December 2027 as the maximum execution date.
--- The facts ---
Execution was placed with the Temporary Union Travel Documents 2027, formed by Thomas Greg & Sons de Colombia S. A. with 68%, Thomas Greg & Sons Limited, based in Guernsey, with 3,1%, and Thales Colombia S. A. with the remaining 28,9%. The draft foresees between 160.000 and 170.000 booklets per month and identifies the union as responsible for supply and for activities for documents to reach applicants, clarifying that the contract did not fall exclusively on Thomas Greg & Sons.
The maximum amount is $240.352.447.851 including value added tax, duties, rates, contributions and other applicable costs, while the unit price annex calculates $239.285.399.375, also including tax. Ordinary electronic passports are estimated at $145.357.516.350 for 2.142.810 units, and personalization, custody, preparation and distribution at $91.753.825.116. The final value will be subject to what is delivered and received to satisfaction: the entity does not commit to executing the ceiling and does not guarantee minimum quantities of products or services.
--- The positions ---
The Foreign Ministry, led by Omar Bula, presented continuity of service as the basis for the decision. Resolution 12973 of 17 September 2026 declared manifest urgency, in a background that refers to the provisional suspension of instruments to provide the issuance service, ordered by the Administrative Tribunal of Cundinamarca. On that account, there was no time for an ordinary selection process, so direct contracting was used. The draft allows early termination if the new provider starts operating or if the conditions linked to the judicial decision are restored.
--- What remains unknown ---
Still unknown is how much of the ceiling will be executed, because booklets and blank documents are paid only after delivery, acceptance and entry into the Revolving Fund inventory, personalization and services are paid monthly once the supervisor certifies execution, and visa labels are paid according to units delivered. The payment term is 30 calendar days from acceptance of the invoice with the supervision certification and documents,
--- Unanswered questions ---
Will the planned pace of between 160.000 and 170.000 booklets per month hold throughout the term? What checks will supervision apply before certifying each monthly payment and each inventory entry? Will the new selection process produce an operating provider before the maximum date in the draft? Will periodic execution figures be published so the public can verify how much of the ceiling was paid and for which items?
--- EPM analysis ---
The scope covers ordinary, executive, diplomatic, official, border, emergency and exempt electronic passports, travel documents and Colombian visa labels with a machine-readable zone, plus personalization and distribution. Unit prices are fixed without an adjustment clause, which supports budget predictability provided supervision verifies delivery before payment.
📌 EPM Take: In EPM's view, a contract of this size should be judged by the discipline of its execution rather than by its maximum amount, because the agreed design pays only against accepted delivery, keeps unit prices fixed with no adjustment and assures no minimum to the contractor, so the responsibility of the supervising entity and the supplying union must result in passports delivered on time, verifiable inventories and clear accounts for citizens waiting for their documents and planning their journeys with the continuity of an essential public service guaranteed.
Colombia fija un tope para el nuevo contrato de pasaportes
El Fondo Rotatorio proyectó hasta $240.352.000.000 para pasaportes y documentos de viaje, con cuantía máxima de $240.352.447.851, pagos contra entrega aceptada…
Contrato de pasaportes tendrá un límite y pagos por entrega
La minuta 959-2026 fija un límite de $240.352.447.851 con IVA, precios unitarios fijos sin reajuste y pagos sujetos a entrega, aceptación, inventario y…
--- El contexto ---
La expedición de pasaportes no admite interrupciones para quienes necesitan viajar. El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores proyectó hasta $240.352.000.000 para asegurar la elaboración, personalización y entrega de pasaportes y documentos de viaje por hasta 15 meses, según la minuta del contrato 959-2026.
--- Los hechos ---
La minuta fija el 17 de diciembre de 2027 como fecha máxima de ejecución y prevé entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales. El proceso quedó en manos de la Unión Temporal Documentos de Viaje 2027, integrada por Thomas Greg & Sons de Colombia S. A., Thomas Greg & Sons Limited, con sede en Guernsey, y Thales Colombia S. A. Thomas Greg & Sons de Colombia S. A. posee el 68%, Thomas Greg & Sons Limited representa el 3,1% y Thales Colombia S. A. participa con el 28,9% restante.
La cuantía máxima del contrato asciende a $240.352.447.851, suma que incluye el Impuesto al Valor Agregado, tributos, tasas, contribuciones y costos aplicables. El anexo de precios unitarios calcula un valor de $239.285.399.375, también con IVA. Para pasaportes ordinarios electrónicos se estiman $145.357.516.350 por 2.142.810 unidades, y para personalización, custodia, preparación y distribución, $91.753.825.116.
--- Las posiciones ---
La documentación precisa que el valor definitivo estará sujeto a los bienes que se entreguen y a los servicios que el Fondo Rotatorio reciba a satisfacción. La entidad no se compromete a ejecutar todo el cupo presupuestal ni garantiza cantidades mínimas, por lo que el monto opera como límite económico y no como una suma asegurada para el contratista.
--- Lo que falta saber ---
Todavía no se conoce cuántas libretas se entregarán efectivamente ni qué parte del cupo se ejecutará, porque el reconocimiento económico dependerá de los productos entregados y de los servicios que valide la supervisión. Las libretas y los documentos en blanco se pagarán después de su entrega, aceptación e ingreso al inventario, con pagos mensuales certificados para personalización, por unidades entregadas para etiquetas de visa y plazo de 30 días calendario desde la factura aceptada.
--- Preguntas sin respuesta ---
¿Cuántas de las 2.142.810 unidades previstas se entregarán finalmente y se recibirán a satisfacción? ¿Qué parte del límite de $240.352.447.851 se ejecutará durante la vigencia del contrato? ¿Cuándo empezará a operar el proveedor que resulte seleccionado en un nuevo proceso y qué ocurrirá entonces con este acuerdo? ¿Cambiarán las condiciones judiciales que motivaron la contratación directa antes de la fecha máxima prevista?
--- Análisis EPM ---
El objeto abarca pasaportes electrónicos ordinarios, ejecutivos, diplomáticos, oficiales, fronterizos, de emergencia y exentos, documentos de viaje y etiquetas de visa con zona de lectura mecánica. Los precios son fijos, sin reajuste, y el acuerdo contempla terminación anticipada si opera el nuevo proveedor. El fundamento fue la Resolución 12973 del 17 de septiembre de 2026, que declaró la urgencia manifiesta tras la suspensión provisional ordenada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, cuando la Cancillería, liderada por Omar Bula, buscó evitar interrupciones sin tiempo para un proceso ordinario.
📌 Conclusion EPM: A juicio de EPM, la clave está en su diseño por resultados y no en la cifra del titular, porque el límite de $240.352.447.851 solo se convertirá en pagos en la medida en que haya entregas aceptadas, inventariadas y certificadas por la supervisión, con precios fijos y sin garantía de mínimos para el contratista, un esquema que protege la continuidad del servicio y que deberá medirse por las libretas entregadas a los solicitantes y por la continuidad que el servicio mantenga para cada ciudadano que programa un viaje al exterior.
--- El contexto ---
Garantizar la continuidad en la expedición de pasaportes exige reglas claras, y eso ordena la minuta del contrato 959-2026. El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores proyectó hasta $240.352.000.000 para la elaboración, personalización y entrega de pasaportes y otros documentos de viaje durante un plazo de hasta 15 meses, con fecha máxima de ejecución el 17 de diciembre de 2027.
--- Los hechos ---
La ejecución quedó a cargo de la Unión Temporal Documentos de Viaje 2027, integrada por Thomas Greg & Sons de Colombia S. A., con el 68% de participación, Thomas Greg & Sons Limited, con sede en Guernsey y el 3,1%, y Thales Colombia S. A., con el 28,9% restante. La minuta prevé entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales.
La cuantía máxima asciende a $240.352.447.851 con el Impuesto al Valor Agregado, tributos, tasas, contribuciones y demás costos aplicables, mientras el anexo de precios unitarios calcula $239.285.399.375, también con IVA. Para pasaportes ordinarios electrónicos se estiman $145.357.516.350 correspondientes a 2.142.810 unidades, y para personalización, custodia, preparación y distribución se proyectan $91.753.825.116. Los precios unitarios son fijos, sin fórmula de reajuste, y se conservan en niveles de períodos anteriores, sin incrementos ni cobros adicionales durante la vigencia.
--- Las posiciones ---
Desde la Cancillería, liderada por Omar Bula, el fundamento expuesto es la continuidad del servicio. La Resolución 12973 del 17 de septiembre de 2026 declaró la urgencia manifiesta, en antecedentes que aluden a la suspensión provisional de instrumentos para prestar el servicio, ordenada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca. Según esa exposición, era necesario evitar interrupciones sin tiempo para un proceso ordinario, por lo que se utilizó la contratación directa. La propia minuta contempla la terminación anticipada si empieza a operar el nuevo proveedor o si se restablecen las condiciones ligadas a la decisión judicial.
--- Lo que falta saber ---
Falta saber qué volumen real alcanzará la ejecución, porque la entidad no se compromete a ejecutar todo el cupo ni garantiza cantidades mínimas de productos o servicios. El valor definitivo dependerá de lo entregado y recibido a satisfacción, las libretas se pagarán tras entrega, aceptación e ingreso al inventario, los servicios de personalización se pagarán por meses certificados por la supervisión y las etiquetas de visa por unidades entregadas, con plazo de 30 días calendario desde la factura aceptada.
--- Preguntas sin respuesta ---
¿Se mantendrá el ritmo previsto de entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales durante toda la vigencia? ¿Qué controles aplicará la supervisión antes de certificar cada pago mensual y cada ingreso al inventario? ¿El nuevo proceso de selección producirá un proveedor operativo antes del 17 de diciembre de 2027? ¿Se publicarán cifras periódicas de ejecución que permitan comprobar cuánto del cupo se pagó y por qué conceptos?
--- Análisis EPM ---
El alcance pactado es amplio: pasaportes electrónicos ordinarios, ejecutivos, diplomáticos, oficiales, fronterizos, de emergencia y exentos, documentos de viaje, libretas para tripulantes terrestres y etiquetas de visa colombiana con zona de lectura mecánica, además de la impresión, almacenamiento y entrega de esas etiquetas.
📌 Conclusion EPM: A juicio de EPM, un contrato de esta magnitud se juzga por la disciplina de su ejecución y no solo por su cuantía máxima, porque el diseño pactado paga contra entrega aceptada, mantiene precios fijos sin reajuste y no asegura mínimos al contratista, de modo que la responsabilidad compartida entre la entidad que supervisa y la unión temporal que suministra deberá traducirse en pasaportes entregados a tiempo, inventarios verificables y cuentas claras para los ciudadanos que esperan su documento y programan sus viajes con esa garantía de continuidad.
